皆さんのオフィスには、長年溜め込まれ、見て見ぬふりをしてきた「書類の山」はありませんか？法定帳簿はルールも明確でどのように綴り、何年保管すれば良いか等明確ですが、厄介なのはそれ以外の紙の文書管理に頭を悩ませ、「そろそろ整理しないとな」と思っている方も多いのではないでしょうか。これを聞いてドキッとした企業のご担当者様には、ぜひこのコラムを読んでいただければと思います。
ではなぜ、私たちは書類整理を後回しにしてしまうのでしょうか。一昔前までは、電子化してもファイル名で探すのが一般的でした。「どのようなファイル名を付ければ良いか」と悩んでいるうちに次の書類が入り、同じ状況が続いてみるみる紙の山となってしまいます。
だけど人間は優秀な生き物でたしかあの書類はこのあたりにあったはずだ！と結構短時間で探せてしまうことも多々ありますが、昨今はフリーアドレスという紙を持てない社内環境へと変わってきた企業も多く見受けます。DX化が進み紙の発生は年々減っては来ますがゼロになることはなく紙でしか入手されないものも数多く残ります。「実務が忙しいし、整理する時間なんてない」という忙しさだけが原因ではないはずです。その根底には、「後で必要になったらどうしよう」という不安があり、なかなか仕分けができないでいるからではないでしょうか。
でも、ご安心ください。その不安は、書類電子化と付随する技術で解消できるかもしれません。
物理的な紙を電子化することにより「情報」に変えかつ安全に残す 。これが、私たちが提案する現在の文書管理の形の一つです。今回は、「捨てるのが怖い」という心理を乗り越え、書類整理と電子化を成功させるための技術を、ご紹介していきます。そもそも「探すため」の技術を一緒に確認していきましょう。電子化？そんなの面倒だなあ、と思っても構いません。まずは一度読んでみて、頭の片隅にこんな解決策があるんだなと思っていただけると幸いです。
「捨てる」が怖いのはなぜ？
私たちがご相談を受ける中で、お客様が書類を捨てられない理由の多くは、この3つに集約されるように感じます。
① 「いつか必要になるかも」という不安
取引先から入手した情報、法的には保管義務はないが会議時に取得した書類等。将来のトラブル等の対応や顧客提案の材料としての必要性を考えると、不安になるのは当然かもしれません。
② デジタル化への抵抗
物理的な書類の方が安心できる、デジタルデータは消えてしまうかもしれない、といった考えや、電子化しても自分のパソコン内のフォルダー構成のまま保管をすると探せないのではないか。
③ 「情報漏洩」のリスク
ただのゴミではない機密書類や個人情報は廃棄にも手間とコストがかかります。まずどうやって捨てればいいのか、シュレッダーでいいの？と迷われる方もいると思います。この煩雑さが、書類を溜め込む悪循環を作ってしまう原因の一つではないでしょうか。
「捨てるために書類の電子化を行う」、そう考えると「電子化後のデータをうまく活用できるのか」「原本性はあるのか」と不安になり、なかなか勇気が出ないのではないでしょうか。
そこで、一度考え方を変えてみませんか？私たちが強調したいのは、書類電子化は、「紙を捨てる行為」ではなく、「情報を活かすための形式を変える行為」だということです 。物理的な書類を捨てる代わりに、情報という形で半永久的に保管できる 。これこそが、私たちが提案する不安解消のアプローチです。
「使える」情報にするための検索性の追求
とはいえ、電子化さえすれば全て解決、という簡単な話ではありません 。ただスキャンしただけのデータは、かえって「電子の山」となってしまい、「どこに何のデータがあるのか」「本当にすべてデータがそろっているのか」と混乱し、結局紙の方が早い…という結果になりがちだと思いますが、電子化イメージを探すツールは多数あり大まかな分類キーと、電子化時に全文OCR*１処理を行うことで、電子化した書類を自然言語での検索が可能となります。
＊１ 全文OCR：電子化された画像上の文字を全文テキスト化しPDF上に透明テキストとして付与され文字での検索が可能となる。
「話はよく分かったけど、この作業を自社だけでやるのは、正直無理だ…」
そのように感じて立ち止まってしまう気持ちはあるあるです。書類整理や書類電子化には、膨大な時間と労力、そして使用するためのツールが必要です。
自社のリソースだけで電子化を進めることが難しい場合は、外部の専門サービスを活用するという選択肢を、ぜひ検討していただきたいと思います。
電子化された情報の最大のメリットは「検索性」です。
- 利便性を確保：自社の電子化された情報の活用に合った検索ツールを比較検討
- 品質とスピードの担保: 大量の書類を正確かつ迅速に電子化するには、専門知識と設備が必要です。プロに依頼することで、高精度のスキャンとOCR処理が担保され、「後から探せない」という失敗を防ぐことができます。
- 安全な廃棄処理: 機密書類を捨てる不安を解消するため、集荷から溶解処理まで、厳重なセキュリティ体制のもとで一貫して処理を任せることが、情報漏洩リスクを最小限に抑える最善策となります。
まとめ
書類を「捨てる」ことは、情報を「なくす」ことではありません。それは、物理的な制約から解放され、情報をより安全に、そして便利に「手元に残す」ための賢い選択だと、私たちは考えています。
今回ご紹介した3つの視点を参考に、まずはキャビネット一列分だけ分類してみませんか？書類電子化は、貴社の文書管理の未来を変える、重要な第一歩となるはずです。
