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電子化の疑問
Question
電子化に関する疑問にお答えします。
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01
専用箱には何枚紙は入るのかな？
箱サイズは43×32×26㎝だから10㎝のパイプ式ファイルであれば4冊、1冊にはA4だと800枚近く入るので4冊で凡そ3000枚で全て両面書類だと6000イメージとなります。
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02
非定型サイズのバインダーを
電子化しようとしている場合の箱数は？キャビネットに収納されているのなら棚の幅を測り段数をかけ算すると全体の長さ (専門的にはファイルメーターという) これを40㎝で割ると箱数が出て3000枚をかけ算すると全体の凡その枚数がでます。
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03
納品される1箱分のイメージデータは
どのくらいのデータサイズになるの？納品用の媒体DVD1枚の容量は4.7GBですが300dpiカラーのPDFでの1箱のデータ量は紙の内容により変動します (写真やイラストが入っていると大きくなる)、凡そA4枚1MBとすると片面書類3000枚で3GBとなります。
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電子化した書類の探し方
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電子化した書類の中から目的の書類を探すのが大変ではないかと思うかもしれません。
その探し方を以下にお伝えします。
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01
よく使用する場合はこのサービスには向かない場合もありますが、30ファイルが上限となってなっているので平均100枚が1PDFとなり100イメージ (全て両面だと200イメージ) から求める書類を探すのは大変ですが、納品されたイメージデータは全文OCR処理しており (透明テキストが埋め込まれています)、一般的なパソコンに搭載されておりPDFを開く際に使用するAdobe社Acrobatにより文字検索が可能となり書類の絞り込みに使用することが可能となります。
※全文OCR処理はされていますが手書きや文字サイズにより全てが正確に読まれているわけではないので100%ではありません (修正処理はされていません)。 -
02
紙で活用するときもそうですがファイルする時のルール化が重要です、書類種別単位にルール化しておくとそのままの順番で電子化してもある程度の場所が想定でき探すタイの目安となります。
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原本保管が必要な場合の注意
法廷帳簿等法律で保存年限が決められている場合は、保存年限に合わせてファイルしないと保存箱の一番保存期間が長い書類の合わせるため効率的な保管 (廃棄) ができなくなります。
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セキュリティー強化
データの管理方法にもよりますが、電子化すると以下のようなメリットがあります。
・原本紛失リスク
・閲覧権限や閲覧履歴 (だれが閲覧したか) の管理が可能
・災害時等での原本消失のリスク回避