オフィスに積み上がった書類の山を見て、うんざりした経験はありませんか？デジタルトランスフォーメーション（DX）が加速する現代において、紙の書類は取り残され、厄介者として「管理」と「活用」の両面で注目を浴びるようになりました。取り残された紙への対応策について以下の内容でご説明します。

紙の書類が抱える3つの課題

紙の書類がもたらす具体的な課題は、主に以下の3点に集約されます。
 

検索・共有性の低さ 

必要な情報がどのキャビネットにあるか分からず、有無すら分からず探すのに何分も、時には何時間もかかってしまうことがあります。また、書類の共有にはFAXやコピーといった手間がかかり、テレワークなどの多様な働き方にも対応できません。情報へのアクセスが限定されることで、業務効率は大幅に低下します。

管理コストの増加

書類の保管には物理的なスペースが必要で特に家賃の高い都心オフィスでは、その保管スペースが高い管理コストの一因となっています。また、利用状況を把握するには限界があり、企業にとって無視できないリスクとコスト負担となります。

災害・劣化リスク

火災や水害、地震などの災害が発生した場合、物理的な書類は簡単に失われてしまいます。また、経年劣化による変色や破損も避けられず、重要な情報が永遠に失われるリスクを常に抱えています。BCPの観点からも検討しておく重要なポイントとなります。

DX化された情報との融合

上手くDX化により紙の情報をなくせるものと、どうしても紙の発生を防げない情報については、紙をデジタル化することにより使用者は違和感なく使用できることが重要です。最近の一例を挙げると電子契約が身近な例かと思います。電子契約システムを入れると「相手先」「何時」「何の契約」「何時までの契約を締結したのか」契約書内に記載されて自然言語でも検索可能となります。親となる契約が紙で締結されていれば、エクセルで台帳管理し、バインダーを確認し、キャビネットから取り出すというアクションが当たり前でしたが、新規分が電子化されると紙の不便さが際立ちます。

新たな技術活用

スキャンした書類が単なる画像データでは、検索はできません。そのため、キー情報や属性情報を管理ツールに入れる必要があります。先に述べた電子契約のソフトでは全文OCR処理を行い、必要事項を高い精度で自動抽出してくれるものもあり一長一短あるため、自社に合ったソリューションを見つけることも電子化効果を左右する重要ポイントとなります。

電子化の導入タイミングと実施方法

電子化への方向転換への一つのきっかけとしてあるのが法改正です、最近の例では、電子帳簿保存法（昨年義務化された「電子取引データのデータ保存」など）への対応が挙げられますが、法改正への対応が必須となる中で、電子データと紙の情報を一緒に管理する経理担当者は大変ご苦労されたと思います。選択肢は以下の3つが処理方法として考えられます。

①紙で処理しデータを残す

②スキャナ保存制度を活用して全てを電子化し処理する

③②の作業を外部業者へ依頼する

②または③を選択し事務の効率化も同時に図ることが次への自社の請求書の電子請求化のきっかけに繋がります。

専門業者に依頼するメリット

専門業者は、高性能なスキャナやAI-OCRのツールなど専門的な技術を活用し精度の高い成果物の提供、経験値も高いので特に繁閑のある業務や時間的制約がある書類の電子化には効果があります。また、外部にアウトソースすることにより働き方改革までも解決方法になり、社内の人的リソースをコア業務に集中することもできます。

まとめ：今すぐ電子化を決断するための視点

書類の電子化は、単なる「紙の整理」ではなく、未来のビジネス環境への投資です。

本コラムでご紹介した通り、紙の書類は「検索性の低さ」「高騰する管理コスト」「災害リスク」という、企業の成長を妨げる明確な課題を抱えています。

電子化の成功は「何を捨て、何を選ぶか」

• 法改正（例：電子帳簿保存法）は、電子化に踏み切るための絶好のタイミングです。
• 最新のAI-OCRなどの技術を活用すれば、単なる画像データではなく、検索可能な「生きた情報」として、DX化されたデータと融合させることができます。
• 専門業者へのアウトソースは、社内リソースをコア業務に集中させ、働き方改革をも促進する有効な解決策です。

「紙の山」に企業の貴重な時間とコストを奪わせる時代は終わりです。あなたの会社が電子化によって得る未来の効率性、そして失うリスクを天秤にかけ、今すぐ行動を始めることを強くお勧めします。