製造業様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
【無料】資料請求する
problem
製造業によくある
書類管理の課題
-
図面や検査成績書の蓄積と管理負担
製品ごとの設計図面、品質検査成績書など、長期保存が必要な資料が膨大に蓄積。
工場内のスペースを圧迫し、必要な情報の検索に時間がかかる。 -
トレーサビリティ対応の工数増大
過去の製造記録や原材料証明書（ミルシート）の検索遅延による、監査・不具合対応によって工数増大
-
技術情報の流出防止と安全管理
ノウハウや機密情報の漏洩防止に向けた厳格なアクセス権限管理が必要。
紙媒体の物理的劣化、紛失、災害による消失リスクへの備え。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 開発・製造プロセスの加速
- 品質管理の高度化と知見の集約
- 法令遵守とリスク低減
開発・製造プロセスの加速
-
図面や仕様書の迅速な参照
最新の設計図面や過去の修正履歴を電子化し、現場や各部署から即座に閲覧可能に。試作や量産のリードタイム短縮に寄与する。
-
工場内のスペース最適化
書庫が占めていた物理的スペースを、生産ラインの拡張や治具の保管、あるいは作業動線の確保といった環境改善に有効活用できる。
-
グローバル拠点との連携
電子化されたデータをセキュアに共有することで、国内外の拠点間で同一の仕様をタイムラグなく確認でき、品質の安定化を図ることができる。
品質管理の高度化と知見の集約
-
検索性の向上
品番や製造日に基づく命名ルールの確立により、膨大なデータの中から必要な情報を即座に特定・参照することが可能となる。
-
不具合事例のナレッジ化
過去の改善報告書や不具合対応記録を電子データとして集約 。これらを検索可能な状態にすることで、ベテランが培ってきた判断事例を若手が参照できる環境を整え、再発防止の精度を高める。
-
引継ぎ精度の向上
資料の保管場所や管理状態を可視化。担当者の交代や拠点の移管時においても、情報の漏れを防ぎ、正確な引き継ぎを短期間で完結が見込める。
法令遵守とリスク低減
-
災害時の情報保護
火災や水害による現物消失リスクに備え、データを外部媒体（DVD等）やサーバーで保管することで、早期の業務再開を支える。
-
ISO・監査への迅速な対応
電子化により、従来の紙の探索に要していた工数を削減。必要な記録の検索性を高めることで、品質管理の透明性証明を円滑化し、対外的な説明責任の迅速な遂行を支援する。
-
PL法等への長期対応
製造物責任法などで定められた長期の書類保存を、物理スペースの制約なく実現。将来的な紛争リスクに対する証跡を保持する。
point
導入に向けた
実務上のポイント
-
01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
-
02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
-
03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
-
04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
-
STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
製造業の主な対象書類一覧
Document
-
図面・技術関連
設計図面、工程表、仕様書、製造手順書、技術連絡書など
-
品質・検査関連
品質検査成績書、ロット管理記録、不具合報告書、ISO関連書類など
-
資材・購買関連
原材料証明書（ミルシート）、発注書、納品書、見積書など
-
内部資料
製造日報、安全教育記録、メンテナンス記録、研修資料など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
詳しく見る
WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
詳しく見る
不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
詳しく見る
flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
-
01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
-
02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
-
03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
製造業の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
-
Q
電子化の作業完了までの期間は？
-
A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
-
Q
依頼する箱数の目安は？
-
A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
-
Q
支払いのタイミングについて。
-
A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。