建設業様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
建設業によくある
書類管理の課題
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図面や施工記録の増大
工事ごとの竣工図、施工写真、安全書類など法令や瑕疵担保責任の観点から長期保存が必要な図書の蓄積により、事務所や倉庫のスペースが不足。
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書類の検索性が悪く業務の遅延
紙で保管している過去の施工図面や保守点検記録等の検索に時間を要し、業務に遅延が発生。
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重要情報の適切な保護とコンプライアンス
設計情報や施主の個人情報、工事代金に関わる書類など、機密性の高い情報の適切な管理と漏洩防止策が必要。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 現場対応の効率化
- 技術継承とナレッジ共有の促進
- 事業継続性の確保
現場対応の効率化（検索性と機動力の向上）
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竣工図面や記録の即時参照
過去の施工記録を電子化することで、現場でのモバイル端末による確認が容易になります 。これにより、点検業務やアフターフォローの迅速化が図られます。
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事務所面積の有効活用
図面ラックやキャビネットが占有していた場所を削減。作業場や打ち合わせコーナーへの転用で空間利用を最適化。
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情報のロケーションフリー化
データを共有環境に置くことで、事務所に戻ることなく現場や出先からの情報確認が進み、業務効率の向上が見込まれます。
技術継承とナレッジ共有の促進（属人化リスクの低減）
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整理ルールの統一
工事番号や物件名に基づく命名規則を整備することで、担当者に依存しない書類管理体制を構築します。
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施工知見の共有
過去の特殊な施工事例や現場記録を電子データでアーカイブ化し、社内の技術承継や品質の均質化に資する基盤とします。
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引継ぎ負担の軽減
保管場所の「見える化」により、異動や退職時の案件情報の引き継ぎ負担を軽減し、継続的な管理を維持します。
事業継続性の確保（BCP対策とコンプライアンス）
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災害時の情報保護
火災や水害による現物消失リスクに備え、データを外部媒体（DVD等）やサーバーで保管することで、早期の業務再開を支えます。
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瑕疵担保責任への備え
将来的な修繕対応や事実確認が必要となった際、証拠資料としての参照性を長期にわたって維持することに寄与します。紙媒体特有の経年劣化や散逸リスクを低減し、適切な情報保全を支援します。
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建設業法への対応
法令で定められた帳簿や書類の保存期間に対し、物理的な場所の制約を受けずにデジタル管理によって適切に対応します。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
建設業の主な対象書類一覧
Document
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図面・施工記録
竣工図、設計図面、施工写真、工事日報、工程表など
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契約・申請関連
工事請負契約書、見積書、注文書、許認可関係書類など
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安全・検査資料
安全管理書類、品質検査記録、試験成績表、引渡証など
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内部資料
予算管理表、協力会社名簿、施工マニュアル、研修資料など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
建設業の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。