経理・会計部門向けの請求書電子化サービス
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電子化して検索・保管を効率化
請求書の書類電子化・保管サービス
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problem
請求書管理に伴う経理・会計の課題
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継続的な書類の増加
毎月届く紙の請求書や控えがファイル・キャビネットを圧迫し、経理部門の保管スペースを継続的に消費します。
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書類の分散と検索の手間
支店・店舗・担当者ごとに請求書が分散し、支払確認や税務調査の際に必要な証憑を探し出すまで時間がかかります。
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情報漏洩リスク
取引先名、口座情報、金額などを含む請求書を紙で保管すると、閲覧管理や持ち出し管理の負担が大きくなります。
merit
請求書の書類電子化がもたらす3つの運用改善
Merit
- 請求書保管スペースの削減
- 検索性の向上と業務短縮
- 改ざん・紛失リスクの低減
請求書保管スペースの削減
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キャビネットの撤去
月次・年次で増え続ける請求書ファイルを電子化し、キャビネットや段ボール保管に使っていたスペースを削減できます。
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管理コストの最適化
電子データを日常確認に使い、紙原本は必要に応じて外部倉庫へ移管。オフィス保管にかかる管理コストを抑えられます。
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書類の劣化防止
紙の劣化やファイルの取り違えを防ぎ、発行元・請求月・金額などで確認しやすい鮮明なPDFデータとして残せます。
検索性の向上と業務短縮
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瞬時の情報検索
取引先名、請求月、請求番号などのファイル名設計やOCR検索により、必要な請求書をすばやく見つけられます。
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テレワーク対応
セキュアなネットワーク経由でデータにアクセスできるため、在宅勤務中でも経理業務を滞りなくスムーズに進められます。
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監査への迅速な対応
電子帳簿保存法を見据えた証憑管理や税務調査に備え、必要な請求書データを速やかに確認・提示できる状態を整えます。
改ざん・紛失リスクの低減
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アクセス権限の制御
経理担当者、承認者、監査担当者など役割に応じた閲覧範囲を設けることで、請求情報の不要な閲覧や持ち出しを抑止できます。
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災害時のバックアップ
火災・水害・移転時の紛失に備え、請求書を電子データとしてバックアップしておくことで、重要な証憑を守れます。
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持ち出しリスクの排除
紙の請求書を部署間で持ち回る機会を減らし、紛失・取り違え・誤廃棄などのアナログな管理リスクを低減できます。
before / after
請求書の書類電子化で経理業務はこう変わる
紙の請求書を電子化することで、保管・検索・確認にかかる手間を減らし、月次処理や支払管理に集中できる環境を整えます。
月次で増える請求書を年度別・取引先別にファイリング。保存期間中はキャビネットや倉庫を圧迫し続けます。
PDFデータ化により日常確認はデータで完結。紙原本は外部倉庫で一括保管でき、オフィスの保管負担を減らせます。
「あの取引先の昨年の請求書を確認したい」となっても、年度ファイルや倉庫を探すだけで時間がかかります。
取引先名・請求月・請求番号などで検索しやすく整理。支払確認や監査準備に必要な請求書へすばやくアクセスできます。
紙の回覧やコピーで承認履歴が分かりにくく、税務調査や社内監査の際に証憑を揃える準備に手間取ります。
電子データとして整理しておくことで、承認・支払・監査の確認がスムーズになり、経理部門のコンプライアンス強化につながります。
point
請求書の保存要件と管理のポイント
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01
保存期間の法令遵守
法人税法や電子帳簿保存法などを見据え、請求書を必要な期間、検索しやすく確実に保存できる体制を整えます。
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02
支払確認の証拠保全
支払漏れ、二重払い、金額差異が発生した際に、請求内容を確認する客観的な証憑としてすぐ参照できる状態にします。
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03
税務調査への対応
税務調査や内部監査で求められた請求書・納品書・領収書を、年度や取引先ごとに速やかに提示できるようにします。
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04
データと紙原本の使い分け
日常の検索・確認は電子データで行い、紙原本が必要な場合は外部倉庫で安全に保管する運用へ切り替えられます。
security
安心のセキュリティと保管体制
重要書類を安全に取り扱うための厳格な管理体制を敷いています。
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SECURITY.01
情報セキュリティマネジメント
プライバシーマークやISMSに準拠した厳密な管理体制を構築。機微な個人情報を含む経理関連書類も、国際規格に基づいた水準で安全に取り扱います。
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SECURITY.02
堅牢なスキャンセンター
入退室時の生体認証や24時間稼働の監視カメラを完備した専用センターで作業を行います。電子化は専門教育を受けた専任スタッフのみが実施し、情報の持ち出しを物理的・システム的に完全に遮断した環境です。
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SECURITY.03
万全の原本保管環境
電子化後の原本書類は、24時間365日の温湿度管理と耐震・耐火性能を備えた高セキュリティな専用倉庫で保管します。水害や火災から重要書類を守り、経年劣化や紛失のリスクを最小限に抑えられます。
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SECURITY.04
安全なデータ納品
電子化されたデータは、高度な暗号化を施したメディアでの物理納品、またはアクセス制限が設定された専用ネットワーク経由で受け渡します。通信経路における情報漏洩リスクを徹底的に排除した設計です。
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SECURITY.05
確実な廃棄処理
法定保存期間を満了し、保管が不要となった原本書類は、外部に情報が漏れないよう復元不可能な溶解処理にて破棄します。処理完了後は「溶解証明書」を発行し、最後まで責任を持って管理いたします。
document
電子化に対応する主な請求書・経理書類
Document
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請求・支払関連
請求書、納品書、支払通知書、検収書、取引明細書など
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仕入・購買関連
発注書、注文請書、見積書、仕入伝票、購買申請書など
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会計・証憑関連
領収書、経費精算書、振込控、入出金伝票、会計証憑など
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その他管理書類
契約書、申込書、稟議書、取引先登録書、各種控え書類など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
請求書の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
書類の電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
原本は電子化後に返却されますか。
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A
ご指定の住所へ返却するか、当社の外部倉庫でそのまま安全に保管するかを選択できます。
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Q
取引先名や請求月でファイル名を付けることは可能ですか。
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A
対応可能です。取引先名、請求年月、請求番号など、検索しやすい命名規則を事前に取り決めて納品します。
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Q
ホチキス留めやクリップ付きの請求書もそのまま箱に入れて良いですか。
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A
問題ありません。当社のスキャンセンターでクリップやホチキスを外し、請求書を適切な状態で電子化作業します。