人事・労務部門向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
紙の雇用契約書を
電子化して一元管理
雇用契約書の書類電子化・保管サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
雇用契約書の管理に伴う
人事・労務の課題
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継続的な書類の増加
毎年発生する雇用契約書や関連書類がキャビネットを圧迫し、執務エリアのスペースが不足する問題です。
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書類の分散と検索の手間
支店や店舗ごとに書類が分散し、労務トラブル発生時や監査の際に必要な契約書を探し出す時間を要します。
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情報漏洩リスク
マイナンバーや給与情報を含む書類を鍵付きキャビネットで管理する必要があり、人事担当者の管理負担が大きい。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 保管スペースの大幅な削減
- 検索性の向上と業務短縮
- セキュリティ強化と紛失防止
保管スペースの大幅な削減
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キャビネットの撤去
事務所の大部分を占有していた書類棚を完全に撤去し、空いたスペースを新たな執務エリアなどへ有効活用できるようになります。
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管理コストの最適化
社内の高額な保管スペースを削減し、原本は安価な外部倉庫へ移管します。これにより長期的な管理経費をしっかりと抑えられます。
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書類の劣化防止
長期間の保管による紙の劣化や文字の退色を確実に防ぎます。データ化により、いつでも鮮明な状態を保ち続けることができます。
検索性の向上と業務短縮
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瞬時の情報検索
ファイル名やテキスト検索で目的の契約書を瞬時に表示します。書類を探す手間が省け、日々の確認作業がスムーズになります。
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テレワーク対応
セキュアなネットワーク経由でデータにアクセスできるため、在宅勤務中でも労務管理を滞りなくスムーズに進められます。
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監査への迅速な対応
労働基準監督署などの調査が入った際にも、データ化しておくことで、要求された契約書類を速やかに提示できる準備が整います。
セキュリティ強化と紛失防止
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アクセス権限の制御
人事担当者や経営層など、役職に応じた適切な閲覧権限を設定することで、情報漏洩や内部不正を未然に防ぐことができます。
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災害時のバックアップ
火災や水害による原本消失のリスクに備え、電子データを別拠点で分散管理する安全なバックアップ体制を構築することができます。
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持ち出しリスクの排除
紙書類を持ち出す必要がなくなるため、外出時の紛失や盗難といったリスクをなくし、重大な情報漏洩を未然にブロックできます。
before / after
雇用契約書の電子化で
労務管理はこう変わる
紙の契約書をデータ化することで、人事部門が抱えるアナログな業務を一掃し、本来のコア業務に集中できる環境を整えます。
退職者の書類も法定期間（3〜5年）の保管が必須。年々オフィスのキャビネットは増え続ける一方です。
PDFデータ化により物理スペースをゼロに。不要になった原本は安価な外部倉庫で一括保管し、オフィスを有効活用できます。
「〇〇さんの契約書を確認したい」となっても、拠点や倉庫に分散しており、探し出すだけで数十分の工数がかかってしまいます。
ファイル名やOCR検索で目的の契約書へ瞬時にアクセス。リモートワーク中の自宅からでも安全かつ迅速な確認が可能です。
鍵付き書庫で管理していても持ち出し履歴の管理が煩雑。労基署の監査が入った際も、書類を揃える準備に手間取ります。
アクセス権限の設定とログ管理で安全性を担保。監査時も必要なデータをすぐに提示でき、コンプライアンス体制が大幅に強化されます。
point
雇用契約書の
保管義務と管理のポイント
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01
保管期間の法令遵守
労働基準法に基づき退職や解雇から一定期間の書類保存が義務付けられており、長期間にわたる確実な管理体制を構築します。
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02
トラブル時の証拠保全
契約条件に関する認識の相違が生じた際、労使間で合意した内容を証明する客観的な根拠として機能させるためです。
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03
労基署の調査対応
臨検監査の際、調査官から要求された雇用契約書や労働条件通知書を遅滞なく提示する準備が整います。
-
04
データと原本の使い分け
日常的な確認業務は検索性の高い電子データで行う一方、原本はセキュリティの高い外部倉庫で厳重に保管するのが定石です。
step
安心の
セキュリティと保管体制
重要書類を安全に取り扱うための厳格な管理体制を敷いています。
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SECURITY.01
情報セキュリティマネジメント
プライバシーマークやISMSに準拠した厳密な管理体制を構築。
機微な個人情報を含む人事関連書類も、国際規格に基づいた水準で安全に取り扱います。 -
SECURITY.02
堅牢なスキャンセンター
入退室時の生体認証や24時間稼働の監視カメラを完備した専用センターで作業を行います。
電子化は専門教育を受けた専任スタッフのみが実施し、情報の持ち出しを物理的・システム的に完全に遮断した環境です。 -
SECURITY.03
万全の原本保管環境
電子化後の原本書類は、24時間365日の温湿度管理と耐震・耐火性能を備えた高セキュリティな専用倉庫で保管します。
水害や火災から重要書類を守り、経年劣化や紛失のリスクを最小限に抑えられます。 -
SECURITY.04
安全なデータ納品
電子化されたデータは、高度な暗号化を施したメディアでの物理納品、またはアクセス制限が設定された専用ネットワーク経由で受け渡します。
通信経路における情報漏洩リスクを徹底的に排除した設計です。 -
SECURITY.05
確実な廃棄処理
法定保存期間を満了し、保管が不要となった原本書類は、外部に情報が漏れないよう復元不可能な溶解処理にて破棄します。
処理完了後は「溶解証明書」を発行し、最後まで責任を持って管理いたします。
document
電子化に対応する主な人事書類
Document
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採用・入社関連
雇用契約書、労働条件通知書、入社誓約書、身元保証書、通勤手当申請書など
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評価・異動関連
辞令控え、人事評価シート、異動通知書、出向契約書など
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退職関連
退職願、退職証明書控、秘密保持誓約書など
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その他労務関連
秘密保持契約書、業務委託契約書、就業規則同意書など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
雇用契約書の電子化に関するよくある質問
FAQ
書類の電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。