流通様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
流通によくある
書類管理の課題
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配送・倉庫関連書類の膨大な蓄積
配送伝票、荷札控え、受領書など日々大量の書類が発生し、拠点の保管スペースが不足してきている。
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照会対応の遅延と情報の分散
配送状況等の問い合わせに対し、受領書を探し出す時間を要し遅延が発生している。
各拠点や倉庫に書類が分散しており、本部からの全体的な進捗把握や情報共有に手間がかかる。 -
安全管理とコンプライアンスの徹底
法令で定められた重要書類に関して厳格な管理と長期保存が求められている。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 物流プロセスの迅速化
- 業務標準化と輸送品質の向上
- リスク管理と法令遵守の確保
物流プロセスの迅速化
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受領状況の即時確認
受領書や配送伝票を電子化することで、本部や各拠点から迅速に検索することが可能になり荷主への回答スピード向上の期待できる。
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拠点スペースの有効活用
事務所や倉庫内で書類が占めていたスペースを削減し、削減分を荷役スペースや在庫置場の拡張に転用し稼働率を高める。
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ペーパーレス化の促進
電子データを共通のプラットフォームで共有することにより紙のやり取りを減らし、拠点間の情報伝達スピードと精度を向上させる。
業務標準化と輸送品質の向上
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管理ルールの統一
伝票番号や日付に基づく命名ルールの標準化により、誰でも目的の書類を探せる体制にする。
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安全情報の共有
事故報告書やヒヤリハット事例、点検記録を電子データで蓄積し全拠点で共有、輸送安全品質の向上と事故防止を図る。
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引継ぎ負担の軽減
拠点長や配車担当者の交代時においても、過去の取引経緯や運営記録をデジタル上で引き継ぎ、引継ぎ負担の軽減に寄与する。
リスク管理と法令遵守の確保
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災害時のデータ消失対策
火災や震災等による原本消失のリスクに備え、DVD化されたデータを原本とは異なる拠点や保管庫で管理することで、重要な記録のバックアップを確保する。
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監査・指導への迅速対応
運行記録やマニフェストを電子化して確実に保存することにより、行政による監査の際も、求められた資料を即座に提示できることで信頼性を証明できる。
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貨物自動車運送事業法等への対応
法令で定められた書類保存期間に対し、物理スペースの制約を受けずにデジタル管理によって適切に対応可能になる。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
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流通の主な対象書類一覧
Document
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配送・受領関連
配送伝票控え、受領書、荷札、運送引受書、貨物受取証など
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安全・運行関連
運行記録計、点検整備記録簿、安全教育資料、事故報告書など
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倉庫・契約関連
入出庫伝票、棚卸表、倉庫賃貸借契約書、マニフェストなど
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内部資料
拠点日誌、車両管理台帳、協力会社契約書、研修受講記録など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
流通の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。