教育機関様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
【無料】資料請求する
problem
教育機関によくある
書類管理の課題
-
学籍書類の永続保管とスペースの不足
指導要録や成績証明書など、長期間あるいは永続的な保管が義務付けられた書類が年々蓄積しスペースを圧迫している上に管理が煩雑に。
適切な整理が追いつかず、過去の名簿や記録の劣化してきている。 -
証明書発行や照会対応の工数増大
卒業生からの成績・卒業証明書発行依頼に対し対応が遅延。事務職員の大きな負担となる。
複数のキャンパスや部署にまたがる学生情報の共有が難しく、照会対応に遅れが生じるケース。 -
児童・生徒情報の厳格な安全管理
個人情報の紛失や盗難を防ぐ安全管理とアクセス権限の徹底が必要。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 事務プロセスの迅速化
- 教育品質の向上と知見の集約
- 事業継続性の確保
事務プロセスの迅速化
-
過去記録の即時検索
卒業生の指導要録や台帳を電子化することで、事務局の端末から迅速に検索。各種証明書の発行業務を効率化する。
-
校内スペースの有効活用
書庫や棚が占めていたスペースを削減。学生向けの自習スペースや面談室の拡充、教材保管場所の最適化を図る。
-
情報共有の円滑化
教職員間でセキュアに情報を共有できる環境を整え、学生指導や進路相談における過去データの参照をスムーズにする。
教育品質の向上と知見の集約
-
管理ルールの標準化
学籍番号や氏名に基づく命名ルールの確立により、情報のアクセス性を高める。
-
教育資産のデジタル化
過去の試験問題や配布資料、研究資料を電子データとして蓄積することにより教職員間での共有を容易にし、授業品質の向上と教材作成の効率化を図る。
-
引継ぎ負担の軽減
担任交代や職員の異動時においても、学生の指導経過や特記事項をデジタル上で引き継ぎ、引継ぎ負担の軽減に寄与する。
事業継続性の確保
-
災害時の学生記録保護
火災や震災等による原本消失のリスクに備え、DVD化されたデータを原本とは異なる拠点や保管庫で管理することで、重要な記録のバックアップを確保する。
-
個人情報保護の徹底
紙の台帳では困難な閲覧制限を電子データで設定。情報の重要度に応じ、特定の職員のみが扱える環境を構築。
-
法令保存義務への対応
学校教育法施行規則等で定められた長期の書類保存を、物理スペースの制約を受けずにデジタル管理によって適切に履行。
point
導入に向けた
実務上のポイント
-
01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
-
02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
-
03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
-
04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
-
STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
教育機関の主な対象書類一覧
Document
-
学籍・成績関連
指導要録、成績通知表、卒業台帳、入学願書、調査書など
-
教育・研究関連
試験問題、解答用紙、資料、研究紀要、論文抄録など
-
運営・事務関連
理事会議事録、認可申請書類、寄附金名簿、教職員人事書類など
-
学生生活関連
健康診断票、進路指導記録、部活動記録、奨学金申請書類など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
詳しく見る
WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
詳しく見る
不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
詳しく見る
flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
-
01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
-
02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
-
03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
教育機関の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
-
Q
電子化の作業完了までの期間は？
-
A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
-
Q
依頼する箱数の目安は？
-
A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
-
Q
支払いのタイミングについて。
-
A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。