不動産業様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
不動産業によくある
書類管理の課題
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保管スペースの飽和とコスト増大
売買契約書や重要事項説明書など法定保存期間が定められた書類の累積により、オフィスの限られた保管スペースが逼迫する傾向にある。
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書類検索の工数増大と業務遅延
過去の取引経緯や物件情報の照会に対し、物理的な書庫から一点の書類を探索するために多大な時間と労力を費やしており、顧客対応の遅延を招く可能性がある。
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法令遵守と管理体制の確保
保存義務の履行に加え、個人情報保護の観点から厳格なアクセス管理が求められており、物理的な保管では閲覧履歴の把握や紛失リスクへの対策に限界が生じる場合がある。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 業務プロセスの効率化
- 業務標準化と引継ぎの円滑化
- 事業継続性の確保
業務プロセスの効率化（検索性の向上）
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過去取引の即時参照
売買契約書や賃貸借契約書を電子化することで、自席からの迅速な検索・閲覧が可能となり、顧客対応のリードタイムを大幅に短縮できる可能性が広がります。
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オフィススペースの再配置
書庫やキャビネットが占有していたスペースを削減し、商談スペースや事務作業エリアへの転用を検討する余地が生まれる。
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複数拠点での情報活用
店舗間で書類を物理的に輸送することなく、本部や他店舗からセキュアに資料を共有できる体制が構築される。
業務標準化と引継ぎの円滑化（属人化リスクの低減）
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整理ルールの統一
物件や顧客管理時のユニークに基づく命名規則を標準化することで、店舗ごとの管理格差を解消し、組織全体での情報アクセス性を向上させます。
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データ集約管理の推進
分散管理されていた書類を共通サーバー等に集約し、一元的な管理体制の構築を支援します。
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担当者変更時の負担軽減
情報の所在を可視化することで、異動や退職に伴う業務引継ぎの効率化に寄与します。
事業継続性の確保（BCP対策）
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災害時のデータ保全
災害による原本滅失リスクに対し、クラウド等でのデータ保管は、事業復旧を早めるための有効な手段となり得ます。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
不動産業の主な対象書類一覧
Document
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売買関連
売買契約書、重要事項説明書、媒介契約書、物件調査資料など
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賃貸関連
賃貸借契約書、重要事項説明書、入居申込書、更新契約書など
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管理・その他
物件管理資料、顧客台帳、各種届出書類など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
不動産業の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。