小売業様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
小売業によくある
書類管理の課題
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店舗・本部において伝票や履歴書等による物理的なスペースの占有
売上伝票や納品書、アルバイトの履歴書など、お店のバックヤードや本部の棚に日々発生する書類が蓄積し、本来の業務スペースを圧迫する傾向にある。
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顧客対応や本部報告の遅延
過去の注文控えや修理受付票を紙で探す手間は、お客様をお待たせするだけでなく、本部への報告を遅らせる原因にもなり得る。
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情報の安全な取り扱い
お客様の連絡先が書かれた申込書などの紛失を防ぐことや、不要になった際の「安全な捨て方」のルールを徹底することは、店舗運営において重要な課題と考えられる。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 店舗運営の効率化
- 業務標準化と接客品質の向上
- リスク管理と法令遵守の確保
店舗運営の効率化
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取引記録の迅速な参照
過去の注文書や修理依頼票を電子化し、店頭や本部の端末から即座に確認。顧客へのレスポンスを向上させる。
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売場スペースの有効活用
バックヤードの書庫や棚を削減。削減したスペースを在庫置場の拡張や、より売上に直結する売場面積の確保に転用できる。
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報告業務のスピードアップ
店舗で発生する書類を電子データで本部に共有。紙の郵送コストや時間を削減し、経営判断の迅速化を支援する。
業務標準化と接客品質の向上
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管理ルールの統一
店舗ごとに異なる書類整理を廃止。店番や日付、顧客名に基づく命名ルールの標準化により、誰でも情報を見つけられる体制を構築する。
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成功事例の共有
プロモーション結果や顧客の声を電子データで蓄積。全店舗で共有することで、接客品質の向上と売上拡大を図る。
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引継ぎ負担の軽減
店長や担当者の異動時においても、過去の顧客対応や店舗運営の経緯をデジタル上で正確に引き継ぎ、サービス品質を維持。
リスク管理と法令遵守の確保
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災害時のデータ保護
火災や震災による店舗原本の消失に備え、データを外部媒体（DVD等）やサーバーで保管することで、早期の業務再開を支える。
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個人情報漏洩の防止
紙の名簿では実現困難な閲覧制限も、電子データなら店舗・役割ごとに設定可能。情報の重要度に応じた厳格な管理を実現する。
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税務調査等への迅速対応
レシート控えや納品書を電子化して保存。税務調査の際も、求められた資料を即座に提示できる。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
小売業の主な対象書類一覧
Document
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販売・顧客関連
売上伝票控え、注文書、修理受付票、顧客名簿、配送伝票など
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店舗運営関連
棚卸表、店舗日誌、納品書、リース契約書、清掃点検表など
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人事・労務関連
雇用契約書、シフト表、出勤簿、誓約書、研修受講記録など
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内部資料
本部通達書類、店舗マニュアル、販促企画資料、競合調査レポートなど
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
小売業の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。