士業様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
士業によくある
書類管理の課題
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保管スペースの不足
事件記録や受任書類、顧問先ごとの契約書、申請書類、相談記録など長期保管が必要な書類の蓄積により、事務所内の保管スペースが不足傾向に。
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書類検索の工数増大と対応遅延
案件ごとにファイリングしているが膨大な資料数から探すことに工数と時間がかかり、せっかくの貴重な過去の知見が資産としてうまく活用できていない
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機密性の高い情報管理の徹底
顧客の個人情報や企業の機密情報を含む書類が多く、厳格な管理体制とアクセス制限の構築が急務。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 業務プロセスの効率化
- 業務標準化とナレッジ共有の促進
- 事業継続性の確保
業務プロセスの効率化（検索性とレスポンスの向上）
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検索・参照の即時化
契約書、申請書類、相談記録を電子化することで、自席からの迅速な検索・参照が可能となり、顧客対応や書類作成の時間短縮につながる。
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事務所スペースの有効活用
書庫やキャビネットが占有していたスペースを削減し、相談室や作業スペースへの転用といった事務所空間の最適化が期待できる。
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データ管理の厳格化
電子化されたデータにセキュアなアクセス環境を構築することで、不要なアクセスを制限し情報流出などを抑制することが可能になります。
業務標準化とナレッジ共有の促進（属人化リスクの低減）
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整理ルールの統一
担当者ごとに異なる可能性のある書類整理方法を統一。インデックスと命名規則の標準化により、事務所全体での情報アクセス性を高める。
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先例・書式ひな形の共有
過去の申請書類や契約書のひな形を電子データとして蓄積・共有可能とすることで、事務所内でのナレッジ共有と業務品質の均質化を図る。
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引継ぎ負担の軽減
「担当者のみが保管場所を把握」といった状況を解消し、体調不良や退職時における案件引継ぎの負荷を軽減可能。
事業継続性の確保（BCP対策とコンプライアンス）
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災害時のデータ保全
火災や水害による原本滅失のリスクに備え、電子データをクラウドや別拠点で保管することで情報消失を回避。
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法的証拠能力の維持
重要書類を電子保全することで、将来的な紛争対応や監査対応における証拠資料の保持につながる。
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法定保存義務への対応
各士業法や関連法令で定められた書類保存期間への対応を、物理的スペースの制約から解放される形で実現。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
士業の主な対象書類一覧
Document
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契約・相談関連
委任契約書、相談記録、顧問契約書、見積書・請求書など
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申請・届出関連
各種申請書類、届出書類、許認可関係書類、登記関連書類など
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顧問先資料
定款、議事録、財務諸表、税務申告書類など
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内部資料
業務日誌、先例ファイル、書式ひな形、研修資料など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
士業の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。