サービス業様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
1箱から定額で利用可能
かんたん30秒で完了！
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problem
サービス業によくある
書類管理の課題
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顧客情報や予約管理書類の蓄積
過去の予約依頼票、サービス申込書など日々発生する書類が蓄積し、拠点の限られたスペースを占有してしまう。
多店舗・多拠点展開が進むほど、情報の所在が分散するため、全社一括での迅速な情報照会や、各拠点における保管・廃棄ルールの遵守状況を本部から把握することが困難になる。 -
顧客対応の遅延とサービス品質の低下
過去の利用履歴や要望に関する記録を探し出すのに時間を要し、対応が遅延。
店舗間での情報共有が難しく、他店での利用経緯や過去のトラブル対応の把握に手間がかかる。 -
個人情報の保護とセキュリティの徹底
氏名、連絡先、利用内容など個人情報を扱うため、紛失や盗難を確実に防ぐ厳格な安全管理とアクセス制限が必要。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- サービス提供の迅速化
- 業務標準化と運用の安定化
- リスク管理とコンプライアンスの確保
サービス提供の迅速化
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顧客履歴の迅速な参照
過去の申込書や対応記録を電子化し、店頭や受付の端末から即座に確認。個々の顧客に合わせた迅速な接客を支える。
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店舗・事務スペースの有効活用
書庫や棚が占めていたスペースを削減。顧客向けの待機スペースの拡充や、サービス品質向上のための設備導入に転用。
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報告・連携のスピードアップ
各拠点で発生する書類を電子データで本部に共有。紙の郵送コストを削減し、経営判断や顧客動向の把握を迅速化。
業務標準化と運用の安定化
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管理ルールの標準化
拠点ごとに異なる書類整理を廃止。顧客IDや日付に基づく命名ルールの標準化により、権限を持つスタッフが、必要な情報を迅速に見つけられる体制を構築します。
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情報の蓄積と活用
顧客のアンケート結果や改善要望を電子データで蓄積。全社で共有し、サービス品質の底上げや施策検討の材料とします。
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引継ぎ負担の軽減
担当者の交代時においても、顧客の好みや対応経緯を正確に引き継ぎ、一貫したサービスの維持に寄与します。
リスク管理とコンプライアンスの確保
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災害時のデータ消失対策
火災や震災等による原本消失のリスクに備え、DVD化されたデータを原本とは異なる拠点や保管庫で管理することで、重要な記録のバックアップを確保します。
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情報の安全管理
物理的な紙の名簿とは異なり、デジタル化されたデータは組織内のPCやサーバーへ取り込む際、アクセス権限の設定が容易になります 。これにより、情報の重要度に応じた管理体制の構築に寄与します。
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法的保存義務への対応
法令で定められた契約書類等の長期保存に対し、物理的な書庫スペースを占有することなく、電磁的記録媒体による適切な保存管理を可能にします。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
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サービス業の主な対象書類一覧
Document
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顧客・サービス関連
顧客名簿、サービス申込書、予約依頼票、アンケートなど
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契約・取引関連
利用契約書、同意書、領収書控え、見積書、請求書など
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店舗・運営関連
業務日誌、棚卸表、施設点検表、清掃記録、納品書など
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内部資料
スタッフ名簿、シフト表、接客マニュアル、研修受講記録など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
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flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
サービス業の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。