IT業務様向けの書類電子化サービス
1箱から
定額で利用可能
書類の電子化で
業務をもっとスマートに
三井倉庫グループの書類電子化サービス
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届け。
中堅中小企業のペーパーレス化をサポートします。
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かんたん30秒で完了！
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problem
IT業務によくある
書類管理の課題
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設計書や契約書の蓄積と情報の分散
過去の要件定義書、重要契約書など、プロジェクトごとに発生する書類がオフィスや書庫に山積となりスペースを圧迫している
オフィスにしかない紙書類を確認するための出社など、柔軟な働き方の妨げとなっている -
検索性の欠如による工数増
過去の設計書やトラブル対応の証跡を探すのに時間を要する
社内での文書管理が属人化傾向にあり、プロジェクトを通じた情報共有に手間がかかる -
ガバナンスとリスク管理
機密性の高い設計情報の紛失防止や、ISMS・Pマーク運用における厳格なアクセス制御が求められている。
merit
電子化導入がもたらす
3つの可能性
Merit
- 開発・運用のスピードアップ
- 業務標準化とナレッジ共有の促進
- リスク管理とコンプライアンスの強化
開発・運用のスピードアップ
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ドキュメントの迅速な参照
過去の設計書や設定資料を電子化し、自席やリモート環境から即座に検索。トラブル対応や新規開発のスピード向上を図る。
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オフィススペースの有効活用
書庫や棚が占めていたスペースを削減。集中作業ブースの設置やチームのコミュニケーションスペースの拡充に転用ができる。
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フルリモートへの移行支援
紙書類の物理的な制約をなくし、場所を問わないシームレスな業務遂行と、多拠点間での確実な情報共有を可能にしていく。
業務標準化とナレッジ共有の促進
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管理ルールの標準化
プロジェクト番号等に基づく命名規則を統一。権限を持つメンバーが必要な仕様書に数秒でアクセスできる体制を整え、属人化を解消。
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技術資産の蓄積と活用
過去の成功事例や障害報告、ソースコードの注釈資料を電子データで蓄積。組織全体で共有し、開発品質の底上げを図る。
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引継ぎ負担の軽減
担当者の交代や退職時においても、過去の開発経緯や保守記録をデジタル上で引き継ぎが可能となり、引継ぎ時の負担を軽減させる。
リスク管理とコンプライアンスの強化
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災害時の資産保護
火災や震災等による原本消失のリスクに備え、DVD化されたデータを原本とは異なる拠点や保管庫で管理することで、重要な記録のバックアップを確保する。
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Pマーク・ISMS対応の迅速化
重要書類を電子化して確実に保存。外部監査や認証更新時、必要な証跡をファイル名等で検索し、提示作業にかかる時間を短縮する。
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契約上の紛争回避
SLAや重要合意事項の記録を確実に保管・検索できる状態で維持。不測の事態においても正確な情報を提示できることでトラブルを防ぐ。
point
導入に向けた
実務上のポイント
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01
目的の定義
保管コストの削減、または検索性の向上など、課題に応じた対象書類の優先順位を精査。
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02
仕分けルールの策定
原本保管が必須というような書類の性質に応じた区分を行い、データ化可能な書類を明確にしてデータ化する書類の基準を設定します。
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03
管理体系の設計
書類種別など、既存の管理体系に沿った命名規則を定め、検索性の向上を図る。
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04
運用体制の整備
アクセス権限の設計、原本の外部保管または廃棄フローの承認基準を事前に定義。
step
業務の円滑な移行に向けた
5ステップ
導入検討から運用開始までの標準的なプロセスです。
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STEP.01
目的の定義と対象範囲の精査
保管コスト削減や検索性向上など優先課題に基づき対象書類を決定。
閲覧頻度や保存期間に応じ「電子化する書類」と「紙のまま保管する書類」を区分。 -
STEP.02
梱包と仕分けルールの策定
原本保管が必要な重要書類と、電子化後に廃棄可能な書類を分けて梱包。
書類種別ごとの属性に基づく仕分け基準を設ける。 -
STEP.03
データ命名規則と管理体系の設計
既存の管理体系と連携しやすいファイル名規則を定義。
ホチキス・クリップの除去などデータ化の品質を左右する前処理の基準を確認。 -
STEP.04
組織内ガバナンスと受け入れ体制の整備
電子データの格納先システムにおけるアクセス権限（ID管理）の設定。
スキャン後の原本に対する「外部倉庫保管」または「溶解処理」の承認フローを確定。 -
STEP.05
運用の定着化と段階的な拡大
OCR検索等を活用し審査や照会業務の工数削減効果を検証。
一部の書類・拠点での先行導入を経て組織全体のペーパーレス化へ段階的に移行。
document
IT業務の主な対象書類一覧
Document
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設計・開発関連
要件定義書、設計書、仕様書、テスト計画書、品質管理記録など
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運用・保守関連
運用マニュアル、障害報告書、設定変更記録、保守報告書など
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契約・営業関連
マスター契約書、SLA、注文書、秘密保持契約書（NDA）など
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内部資料
取締役会議事録、プロジェクト報告書、研修資料、セキュリティ記録など
case studies
導入事例
Case studies
スマート箱スキャンは、金融機関や大手企業をはじめ、
官公庁や中小企業まで幅広く導入されています。
業務の効率化やペーパーレス化を
実現した事例をご紹介します。
不動産デベロッパー企業様
過去の稟議書関連を電子化し原本はスマート書庫書庫へ ウォールキャビネットを各部署で複数本使用していた過去の稟議書を電子化し、全文OCR処理されているので検索も楽に、家賃の高いオフィスのスペースが確保できて有効活用可能できました。
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WEBマーケティング会社様
こまめに電子化、オフィスの書類を最小化しスッキリ！ オフィスの移転に伴い、収納スペースが減少。移転の主管部署である総務部としては、不要な文書の廃棄と外部倉庫への預け入れを推進。しかしながら、各部署の実務担当者からは「参照頻度が高い書類については手元に置いておきたい」との要望あり。そこで、参照頻度が高い書類については、スキャンしてデータ化する方針としたものの、誰がいつやるのか？という段階でお互いに顔を見合わせることに。そこでスマート箱スキャンを活用して手間をかけずにデータ化を実現。同時に、以降に発生した書類については、定期的に小まめにスマート箱スキャンを活用することで、オフィスの書類を最小化することに成功。
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不動産会社様
「スマート箱スキャン」で定期的に電子化、原本は「スマート書庫」へ 日々発生する賃貸契約書、売買契約書。ある程度の分量がたまったら原本書類を箱詰めにしてスマート書庫（文書保管サービス）に預けていました。同時に、契約書はスキャンしてPDFで保管。データをとしていつでも見れるようにするために、書類がたまった段階で、定期的に社員総出でスキャン作業を夜遅くまで行っていました。スキャン作業後、データのインデックス作成や原本の箱詰めなど煩雑な作業が多く、やらないといけないとはわかっていても、重い腰が上がらずについつい放置しがちでした。スマート箱スキャンを利用することで、それらの煩わしさを考えなくてすむようになりました。箱に詰めて送るだけで、あとはデータを受け取るだけ。今では、しっかりスケジューリングをしながら運用することができています。
詳しく見る
flow
ご利用の流れ
Steps
スマート箱スキャンは、お申し込みからデータの受け取り、原本の保管までを一貫してサポートします。
簡単なステップで、
大量の紙書類も手間なく電子化できます。
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01
ご依頼
スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
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02
書類送付
弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
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03
スキャニング
弊社でスキャニングを実施し、
書類を電子データ化いたします。 -
04
データのお渡し
電子データをお渡ししますので
ご確認お願いします。 -
05
原本を返送or
倉庫に保管電子データ化後の原本 (紙書類) は返送するか、スマート書庫で保管することができます。
Q & A
IT業務の書類電子化に関するよくある質問
FAQ
電子化について多くいただく質問をまとめました。
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Q
電子化の作業完了までの期間は？
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A
箱数や状況によりますが、お預かりから概ね3週間程度を想定ください。
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Q
依頼する箱数の目安は？
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A
10cm厚のパイプ式ファイル4冊（A4約3,000枚相当）を1箱の目安として算出します。
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Q
支払いのタイミングについて。
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A
毎月末日締め、翌月ご請求となります。